Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
Regulamin
przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków
w Gminnym Ośrodku Kultury „Jemioła” w Ślemieniu
Rozdział I
Przyjmowanie i rejestrowanie skarg i wniosków
- Regulamin ma zastosowanie do skarg i wniosków składanych pod adresem GOK „Jemioła” w Ślemieniu i jej Pracowników w związku z wykonywanymi zadaniami.
- W Gminnym Ośrodku Kultury „Jemioła” w Ślemieniu wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są przez dyrektora.
- Skargi i wnioski mogą być wnoszone:
- pisemnie;
- telefonicznie:
- pocztą elektroniczną;
- ustnie do protokołu – zał. 1.
- Dyrektor w sprawach osobistego zgłaszania skarg i wniosków przyjmuje w dniach: poniedziałek – 7:30 – 8:00 oraz czwartek 14:30 – 15:00
- Dyrektor prowadzi rejestr skarg i wniosków wg. wzoru – zał. 2
- Do rejestru wpisuje się także skargi i wnioski, które nie zawierają imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego - anonimy.
- Rejestr skarg uwzględnia następujące rubryki:
- liczba porządkowa,
- data wpływu skargi/wniosku,
- data rejestrowania skargi/wniosku,
- adres osoby lub instytucji wnoszącej skargę/wniosek,
- informacja na temat, czego dotyczy skarga/wniosek,
- termin załatwienia skargi/wniosku,
- imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie skargi/wniosku,
- data załatwienia,
- sposób załatwienia,
- krótka informacja o sposobie załatwiania sprawy
- Dyrektor na żądanie zgłaszającego potwierdza złożenie skargi lub wniosku.
- Skargi, wnioski bądź protokoły (wraz z Rejestrem) są przechowywane w teczce: „Skargi i wnioski” u Dyrektora.
Rozdział II
Kwalifikowanie skarg i wniosków
- Kwalifikowania spraw jako skargi lub wnioski dokonuje dyrektor.
- Każda sprawa zakwalifikowana przez dyrektora jako skarga lub wniosek wpisywana jest do rejestru skarg i wniosków.
- Jeśli z treści skargi lub wniosku nie można ustalić ich przedmiotu, dyrektor wzywa wnoszącego o wyjaśnienia lub uzupełnienia, z pouczeniem, że nieusunięcie braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.
- Skargi/wnioski anonimowe po dokonaniu rejestracji pozostają bez rozpoznania.
- Skargi/wnioski nienależące do kompetencji GOK należy zarejestrować, a następnie przesłać zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo też zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ. Kopię skargi/wniosku i pism GOK przechowuje się w teczce "Skargi i wnioski" u Dyrektora.
- Skargę/wniosek dotyczącą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie przesłać kopię skargi/wniosku właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego. Kopię skargi/wniosku i pism GOK przechowuje się w teczce "Skargi i wnioski" u Dyrektora.
Rozdział III
Rozpatrywanie skarg i wniosków
- Skargi/wnioski rozpatruje dyrektor GOK.
- Jeżeli rozpatrzenie skargi/wniosku wymaga uprzedniego zbadania i wyjaśnienia sprawy Przyjmujący zbiera odpowiednie materiały. W tym celu może zgłosić się do innych organów lub osób o przekazanie niezbędnych materiałów i wyjaśnień.
- Z wyjaśnienia skargi/wniosku sporządza się następującą dokumentację:
- oryginał skargi/wniosku,
- notatkę służbową informującą o sposobie załatwienia skargi/wniosku i wynikach postępowania wyjaśniającego – zał. 3,
- materiały pomocnicze zebrane w trakcie wyjaśniania skargi/wniosku,
- odpowiedź do wnoszącego, w której został powiadomiony o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem,
- inne pisma, jeśli sprawa tego wymaga.
- Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać:
- wyczerpującą informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku,
- imię i nazwisko osoby rozpatrującej skargę.
- Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.
Rozdział IV
Terminy rozpatrywania skarg i wniosków
- Skargę/wniosek rozpatruje się bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.
- Skargę/wniosek rozpatruje się do dwóch miesięcy gdy sprawa jest szczególnie skomplikowana.
- Do siedmiu dni należy:
- przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia, jeśli nie ma możliwości ich załatwienia w określonym terminie - zał. 4
- zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku, - zał. 5
- Skargi/wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych lub prawnych.
Załączniki:
- Protokół przyjęcia skargi ustnej,
- Wzór rejestru skarg i wniosków,
- Notatka służbowa.
- Informacja o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia skargi/wniosku
- Prośba o dodatkowe informacje